Adjointe ou Adjoint Administrative #012-25

Adjointe ou Adjoint Administrative

Numéro d’affichage :                #012-25

Date d’affichage :                     11 mars 2025

Date de clôture :                      24 mars 2025

Type de poste :                         Poste permanent, à temps plein

Service :                                   Services aux patients

Relève du ou de la :                 Gestionnaire, Services aux patients

Lieu de travail :                         Kirkland Lake ou Haileybury

Heures de travail :                    37,5 heures par semaine (1950 heures par année)

Échelle salariale :                     de $49,503.41 - $59,110.65 dollars par année (niveau 2 non syndiqué de Santé à domicile Ontario)

VOICI L’OCCASION IDÉALE DE FOURNIR DES SOINS DANS UN MILIEU QUI FAVORISE LE BIEN-ÊTRE

Avez‑vous de l’expérience en administration de bureau ? Êtes-vous à la recherche d’une carrière enrichissante où vous fournissez des soins dans le cadre d’une pratique professionnelle qui favorise votre bien‑être ? Vous êtes au bon endroit.

En tant qu’adjoint ou adjointe administrative vous fournirez un soutien administratif aux membres du personnel de gestion désignés selon les exigences de Santé à domicile Ontario.

Si oui, considérez cette possibilité de carrière enrichissante, où vous travaillerez au sein d’une équipe vouée à l’entraide et à la collaboration qui compte plus de 8000 membres d’une profession de la santé réglementée et autres professionnels.

Ce que nous offrons

Nous savons que l’équilibre travail-vie privée favorise le mieux-être. Dans une culture inclusive qui encourage l’apprentissage continu, la croissance et l’innovation, nous offrons ce qui suit :

• Régimes de rémunération et d’avantages sociaux complets et intéressants
• Excellentes possibilités de perfectionnement professionnel
• Régime de retraite à prestations déterminées de classe mondiale

Principales responsabilités

• Gérer le calendrier du Directeur, ou des gestionnaires désignés en fixant des réunions et en apportant des modifications en fonction des priorités et des besoins changeants.
• Réserver les salles de conférence, l’équipement de bureau, les services de traiteur au besoin et organiser le matériel et les fournitures nécessaires pour les réunions et conférences.
• Maintenir et distribuer l’ordre du jour et le procès-verbal des réunions désignées.
• Prendre des notes durant les réunions et dresser le procès-verbal.
• Recevoir et examiner le courrier entrant, le classer par ordre de priorité et l’acheminer aux unités d’affaires pour que soient prises les mesures appropriées, et assurer un suivi des points en suspens.
• Repérer les questions non courantes et en discuter avec le Directeur ou les gestionnaires pour déterminer les mesures à suivre, et communiquer les instructions à l’unité appropriée.
• Préparer des rapports, de la correspondance, des présentations et divers autres documents, tel que demandé.
• Repérer les questions litigieuses et assurer que le Directeur ou les gestionnaires en sont informés.
• Préparer, à partir de notes sommaires ou des instructions, une vaste gamme de documents, y compris des présentations, des rapports, des procès-verbaux, des invitations et de la correspondance.
• Recueillir des renseignements contextuels afin de répondre aux demandes provenant de sources internes et externes, y compris les clients.
• Prendre des dispositions pour les déplacements et l’hébergement, et préparer les demandes de remboursement des dépenses.
• Accueillir les visiteurs et répondre à des appels téléphoniques de diverses sources internes et externes, et s’occuper des tâches courantes de sa propre initiative et acheminer les autres questions au gestionnaire ou à l’unité opérationnelle appropriée.
• Créer et tenir à jour des dossiers appropriés relatifs au service à la clientèle.
• Assurer la liaison avec d’autres adjoints administratifs et de direction lorsque c’est nécessaire afin de résoudre les problèmes administratifs et assurer le bon déroulement du service.
• Assurer l’orientation des employés nouvellement embauchés et veiller à ce qu’ils obtiennent les fournitures et équipements nécessaires.

Exigences

• Expérience en administration dans un bureau, préférablement en soutien auprès de la direction
• Solide capacité de rédiger de la correspondance d’affaires, des procès-verbaux de réunions et des rapports qui sont concis, exacts et sans fautes de grammaire
• Capacité de gérer les calendriers en fixant des réunions et en apportant des modifications en fonction des priorités et des besoins changeants
• Compétences avancées en entrée au clavier et maîtrise démontrée d’un éventail de logiciels de la suite Microsoft Office, notamment Microsoft Teams, Outlook, Word et Excel
• Compétences et aptitudes relatives à l’utilisation de l’équipement de bureau (p. ex., photocopieuses, équipement de téléconférence) et de logiciels comme Live Meeting, Visio, logiciels de vidéoconférence, Adobe, DocuSign
• Bonne connaissance des procédures et des processus administratifs généraux de bureau
• Connaissance des systèmes de classement manuels et électroniques
• Capacité de gérer son temps et d’organiser son travail efficacement
• Capacité de travailler efficacement en équipe et de contribuer à l’atteinte des objectifs du service et de l’organisme
• Solides compétences en relations interpersonnelles pour les interactions avec le personnel, les patients, les fournisseurs de services de santé et les visiteurs
• Capacité de traiter des renseignements confidentiels et de nature délicate avec discrétion et professionnalisme
• Excellentes compétences en service à la clientèle au téléphone
• Un permis de conduire valide et l’accès à un véhicule, car des déplacements occasionnels entre le bureau de Kirkland Lake et Haileybury seront requis
• Niveau avancé de compétence en anglais à l’oral et à l’écrit – essentiel
• Nous avons une politique obligatoire de vaccination contre la COVID-19. Comme condition d’emploi, tous les employés doivent présenter une preuve de vaccination contre la COVID-19 avant d’entrer en fonction.

Ce qui vous donne un avantage

• Un diplôme d’études collégiales en administration des affaires et/ou en administration de bureau
• Connaissance des services offerts par Santé à domicile Ontario
• Capacité de parler le français ou une autre langue seconde.

Qui nous sommes

Santé à domicile Ontario est prêt à servir tous les Ontariens et Ontariennes. Nous travaillons en partenariat avec les patients, les soignants, les médecins de famille, les hôpitaux, les maisons de retraite, les foyers de soins de longue durée, les fournisseurs de services et les équipes Santé Ontario pour fournir des soins adaptés, accessibles, intégrés et centrés sur les patients.

Joignez-vous à nous

Si vous souhaitez contribuer à l’excellence en matière de prestation de soins et de services et que vous cherchez une occasion inégalée de diriger, d’apprendre, de collaborer, d’établir des liens et de fournir des soins dans un milieu qui favorise le bien-être, vous êtes au bon endroit.

Équité, inclusion, diversité et antiracisme

Santé à domicile Ontario entend créer une culture qui favorise l’équité, l’inclusion, la diversité et l’antiracisme. Nous nous sommes engagés à attirer, à embaucher et à perfectionner une main‑d’œuvre qui reflète les diverses communautés que nous servons. Nous invitons et encourageons toutes les personnes ayant les compétences requises à poser leur candidature. Les personnes handicapées ayant besoin de mesures d’adaptation au cours du processus de recrutement peuvent en faire la demande.

Nous remercions tous les candidats et candidates de leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.