Avez-vous un excellent sens de l’organisation et le souci du détail? Êtes-vous capable d’effectuer vos travaux avec exactitude dans un milieu de grande activité et malgré de fréquentes interruptions? Cherchez-vous une carrière enrichissante qui vous permettra de soigner les autres, au sein d’un organisme qui se soucie de votre bien-être? Vous êtes au bon endroit.
En tant qu’adjointe ou adjoint d’équipe bilingue, vous aiderez les autres membres de votre équipe dans le cadre de leurs activités quotidiennes pour faire en sorte que les patients reçoivent un service à la clientèle rapide et efficace.
En mettant à profit votre expérience en soutien administratif dans le domaine de la santé, vous aurez l’occasion de jouer un rôle de premier plan dans la prestation de soins interconnectés, accessibles et centrés sur le patient, et vous bénéficierez de l’appui de notre équipe, laquelle comprend plus de 8 000 membres d’une profession de la santé réglementée et autres professionnels.
En tant que membre estimé de l’équipe, vous aurez pour mission d’aider nos patients à être en meilleure santé à la maison et vous bénéficierez du soutien que nous offrons en matière de perfectionnement professionnel, de bien-être personnel et d’équilibre travail-vie privée.
Fonctions
Relevant de la/du gestionnaire, Santé à domicile Ontario, l’assistante ou l’assistant d’équipe aide le personnel de coordination des soins dans ses fonctions opérationnelles, offrant du soutien administratif et de bureau au sein d’une équipe désignée.
- Recevoir et faire des appels téléphoniques.
- Communiquer avec les membres de l’équipe pour s’assurer que les renseignements sont transmis et obtenus de façon appropriée, y compris la collecte, le tri et la distribution du courrier, des colis de service de messagerie, des listes de formulaires et des documents, à destination et provenant de membres du personnel et d’organismes, et photocopier et télécopier ou balayer des documents et des formulaires au besoin.
- Tenir un dossier du client CHRIS efficace, actualisé et sécurisé, conformément aux lignes directrices établies, y compris :
- entrer tous les renseignements requis (c.-à-d., balayer et entrer les données);
- documenter toutes les mesures prises dans le dossier du client;
- s’assurer de la disponibilité du dossier lorsqu’il est requis par les coordonnateurs de soins;
- assigner de nouveaux dossiers ou des dossiers transférés aux coordonnateurs de soins concernés;
- téléverser des documents à la bibliothèque CHRIS;
- accéder au système d’information sur le client pour obtenir des renseignements au besoin;
- traiter les dossiers pour tous les congés.
- Mettre à jour les dossiers des clients en entrant l’information correspondant aux parcours normalisés ou selon les directives des coordonnateurs de soins.
- Écouter et documenter dans le dossier du client le courrier vocal des coordonnateurs de soins et, conformément aux lignes directrices établies, prendre et transmettre les messages, transférer les appels, et organiser les services réduits et la collecte d’équipement.
- Traiter les demandes d’approvisionnement, préparer les documents pertinents et les lettres types, surveiller les stocks de fournitures et passer des commandes, conformément aux lignes directrices établies.
- Assurer la liaison avec le personnel, les fournisseurs de soins, les clients et les pharmacies en ce qui concerne la confirmation des dates, les livraisons, les anomalies et les retards en matière de fournitures, les augmentations, les réductions ainsi que les mises en congé des services, et prendre les mesures administratives appropriées conformément aux lignes directrices établies.
- Organiser les visites régulières au domicile des clients et les conférences avec les clients et leur famille, préparer les ordres du jour et réserver les salles de réunion, selon les directives des coordonnateurs de soins.
- Organiser le transport des clients par taxi ou ambulance, conformément aux lignes directrices établies et aux autorisations données par les coordonnateurs de soins.
- Maintenir l’horaire des entrées et sorties des membres de l’équipe.
- Apporter une aide dans le cadre d’initiatives et de projets en lien avec les responsabilités du poste, participer à l’orientation et aux comités, et effectuer d’autres tâches connexes, à la demande du gestionnaire.
Exigences
- Diplôme d’études secondaires; et
- Diplôme obtenu à l’issue d’un programme de collège communautaire d’un an, soit en administration de bureau, en gestion des affaires, en administration de la santé ou un programme équivalent;
- Minimum de 18 mois d’expérience dans un service à la clientèle semblable ou un poste connexe dans les domaines de l’administration de la santé, des services sociaux ou des affaires.
Ce qui vous donne un avantage
- Connaissances démontrées des méthodes de travail de bureau, y compris le classement et la tenue à jour des dossiers, ainsi que du fonctionnement des systèmes téléphoniques et de l’équipement de bureau
• Bonne connaissance démontrée de l’utilisation de diverses applications logicielles, y compris les courriels et Internet - Capacité démontrée de travailler avec un certain nombre d’intervenants, y compris les membres du personnel, les fournisseurs de services, les clients et les soignants
• Solides compétences en communication à l’oral et à l’écrit
• Niveau élevé démontré d’initiative, de discrétion et de jugement
• Flexibilité et adaptabilité, et capacités de résolution de problème efficaces
• Excellentes capacités multitâches et d’établissement des priorités, combinées à une habileté démontrée d’exécuter son travail efficacement dans un environnement au rythme accéléré, avec le souci du détail
• Capacité à s’autogérer et à travailler efficacement de façon autonome et au sein d’une équipe
• Compétences interpersonnelles efficaces permettant d’agir avec tact et diplomatie
• Compétences efficaces en service à la clientèle permettant d’établir et de maintenir de bonnes relations de travail avec d’autres personnes.
• La maîtrise du français et de l’anglais est requise.
Heures de travail
Un horaire de quart tournant comprenant des quarts de huit heures avec des heures de départ variées entre 8 h et 12 h pour un total de 70 heures sur une période de deux semaines.
Lieu: En fonction de la disponibilité de l'espace de travail
Nous offrons des conditions de travail souples, selon un modèle hybride où l’employé travaille au bureau et à distance.
Ce que nous offrons
Nous savons que l’équilibre travail-vie privée favorise le mieux-être. Dans une culture inclusive qui encourage l’apprentissage continu, la croissance et l’innovation, nous offrons ce qui suit :
- Régimes de rémunération et d’avantages sociaux complets et intéressants
- Excellentes possibilités de perfectionnement
- Régime de retraite à prestations déterminées de classe mondiale
Qui nous sommes
Santé à domicile Ontario est prêt à servir toute la population ontarienne. Nous travaillons en partenariat avec les patients, les soignants, les fournisseurs de soins primaires, les hôpitaux, les maisons de retraite, les foyers de soins de longue durée, les fournisseurs de services et les équipes Santé Ontario pour fournir des soins adaptés, accessibles, intégrés et axés sur les patients.
Si vous souhaitez contribuer à l’excellence en matière de prestation de soins et de services et si vous cherchez une occasion inégalée de diriger, d’apprendre, de collaborer, d’établir des liens et de fournir des soins, dans un milieu qui favorise le bien-être, vous êtes au bon endroit.
Équité, inclusion, diversité et antiracisme
Santé à domicile Ontario s’efforce de créer une culture qui favorise l’équité, l’inclusion, la diversité et l’antiracisme. Nous nous sommes engagés à attirer, embaucher et perfectionner une main-d’œuvre qui reflète les différentes communautés que nous servons. Nous invitons et encourageons toutes les personnes ayant les compétences requises à poser leur candidature. Les personnes handicapées ayant besoin de mesures d’adaptation durant le processus de recrutement peuvent en faire la demande.
Toutes les demandes seront examinées. Toutefois, nous communiquerons seulement avec ceux qui auront été retenus pour une entrevue. Le RLISS de Champlain encourage vivement les personnes handicapées à poser leur candidature. Des mesures d’adaptation seront prises pour les candidates et candidats qui en font la demande relativement à tout aspect du processus de sélection.
Santé à domicile Ontario a mis en place une politique de vaccination obligatoire à l’échelle provinciale qui exige que tous les membres du personnel soient complètement vaccinés contre la COVID-19. Toute personne dont la candidature a été retenue pour un poste doit fournir un certificat de vaccination de façon confidentielle au service des ressources humaines au moment de l’embauche. Les demandes d’exemption pour des raisons médicales ou des raisons relatives aux droits de la personne seront examinées et validées avant la présentation d’une offre d’emploi.
